Základné funkcie evidencie, od ktorých začína poriadok v obchode
Evidencia v obchode je proces zaznamenávania, kontroly a vedenia sortimentu tovaru, ktorý sa nachádza na sklade a je dostupný na predaj.
Základné funkcie evidencie, od ktorých začína poriadok v obchode
Evidencia v obchode je proces zaznamenávania, kontroly a vedenia sortimentu tovaru, ktorý sa nachádza na sklade a je dostupný na predaj. Evidencia pozostáva z niekoľkých etáp: prijatie tovaru, nastavenie marže a predajnej ceny, predaj, presun, vrátenie, príjem nových dodávok od dodávateľa. To sú základné etapy evidencie.
Príjem tovaru — začiatok evidencie
Prijatie alebo príjem tovaru je identifikácia a zadanie sortimentu do jednotného evidenčného systému. Je to prvý krok, od ktorého začína automatizácia a poriadok v obchode. Keď podnikateľ vie, koľko kusov tovaru prijal od dodávateľa, je jednoduchšie riadiť obchod, pretože všetko je spočítané a usporiadané.
Na efektívne riadenie skladu a presnú evidenciu zásob je dôležité tovar evidovať, čo umožňuje kontrolovať jeho pohyb a spotrebu. Okrem toho evidencia pomáha analyzovať spotrebiteľský dopyt, čo prispieva k lepšiemu plánovaniu nákupov a predíde zbytočným výdavkom na nepredajný tovar.
Napokon, evidencia pomôže predísť nedostatku tovaru počas hlavnej sezóny alebo marketingovej akcie.
Na Slovensku dnes existuje množstvo spoločností, ktoré ponúkajú riešenia na automatizáciu predaja vrátane skladovej evidencie. Ich zavedenie do obchodnej siete prispieva k efektívnejšiemu riadeniu a budovaniu stabilného a konkurencieschopného podnikania.
Najjednoduchšie je viesť evidenciu sortimentu v špecializovanom programe, napríklad v programe Torgsoft. Pomocou obchodného zariadenia je proces zadávania tovaru značne jednoduchší.
Prečo automatizovať evidenciu tovaru a služieb?
Evidenčný program je centrálne miesto, kde sa zhromažďujú, spracovávajú a uchovávajú všetky informácie o tovare, predaji a ziskovosti podnikania.
Príjem tovaru v malom obchode, kde sa všetko počíta ručne, môže trvať niekoľko dní alebo aj týždeň. Je to tak, pretože každý tovar treba skontrolovať, spočítať a vyhľadať chyby, ak vzniknú.
Keď sa v obchode používa softvér na evidenciu tovaru, ako napríklad Torgsoft, je všetko oveľa jednoduchšie a rýchlejšie — možno rýchlo oskenovať čiarový kód, zadať informácie o tovare, sledovať, koľko tovaru zostalo na sklade. Práca s príjmom tovaru sa dá ukončiť do 1 pracovného dňa.
Automatizácia evidencie tovaru a služieb je dôležitá z viacerých dôvodov:
- Efektivita práce. Torgsoft zrýchľuje zadávanie nového tovaru a jeho vyhľadávanie pri predaji pomocou čiarových kódov; umožňuje presne označiť tovar a zadať potrebné údeje — špecifikácie, kódy UKT ZED a pod.
- Presnosť informácií. Program poskytuje aktuálne údeje o dostupnosti tovaru, cenách a nákladoch, vrátane nákladov na dopravu.
- Kontrola zásob. Systém sleduje, koľko tovaru zostalo na sklade a koľko sa predalo, aká bola kúpna cena, marža a predajná cena.
- Riadenie pohybu tovaru. Softvér sleduje presun tovaru — od dodávateľa alebo výrobcu do skladu, zo skladu do obchodu, z obchodu k zákazníkovi.
- Finančná flexibilita. Automatizovaný systém umožňuje rýchlu preceňovaciu operáciu, najmä pri nákupe v cudzej měne, automatickým prepočtom cien pri zmene kurzu.
- Analýza a plánovanie. Softvér pomáha analyzovať predaj, generovať reporty, plánovať nákupy a marketingové akcie.
- Integrácia s e-shopmi. Torgsoft uľahčuje tvorbu cenníkov, export tovaru na marketplacy a do e-shopov; spracovanie online objednávok a synchronizáciu s doručovacími službbami. Pomocou riešenia „Online Market“ je možné vytvoriť e-shop za 1 deň.
- Reporting a dokladový obeh. Softvér automatizuje vytváranie faktúr, dodacích listov a tovarových dokladov; automaticky generuje fiškálne bločky pomocou registračnej pokladnice (RP).
Z akých krokov sa skladá príjem tovaru?
Proces prijatia tovaru možno rozdeliť na niekoľko etáp:
1. Vytvorenie príjemky
Nový tovar, ktorý dorazil na sklad, treba pridať do príjemky. V nej sa zaznamenávajú údeje o dodávateľovi a výrobcovi, podmienky dodania tovaru (názov dodacieho listu, poskytnutá zľava vypočítaná automaticky pri nastavení predajnej ceny, spôsob radý dodávateľovi), DPH v rámci nákupnej ceny tovaru, mena dodania a pod.
2. Pridanie tovaru na sklad
Tovar do vytvorenej príjemky možno pridať niekoľkými spôsobmi:
Naskenovaním čiarového kódu tovaru pomocou skenera. Ak sa tovar nenachádza v databáze, treba vytvoriť novú kartu tovaru.
Importom Excel súboru od dodávateľa do evidenčného programu.
Načítaním tovaru pomocou terminálu zberu údajov.
3. Vyplnenie karty tovaru
Na vytvorenie novej karty tovaru treba:
- určiť typ alebo kategóriu tovaru cez adresár s typovým stromom;
- zadať názov tovaru, ktorý by mal zodpovedať katalógu e-shopu alebo najčastejším dopytom zákazníkov;
- vybrať krajinu, výrobcu, obchodnú značku;
- pri niektorých druhoch tovaru zadať kolekciu, farbu, materiál, veľkosť, pohlavie, sezónu a pod.;
- pridať popis, kód (číslo) a fotografiu tovaru.
Počet vlastností závisí od nastavení druhu tovaru. Napríklad pre obuv je "Materiál" dôležitý, pre potraviny menej.
4. Cenotvorba a tlač štítkov
Počas pridávania tovaru do príjemky možno nastaviť nákupnú a maloobchodnú cenu, ako aj maržu.
Po zadaní všetkých potrebných informácií program automaticky generuje unikátny čiarový kód a vytvorí štítky, ktoré možno okamžite vytlačiť a nalepiť na produkt.
Ako zjednodušiť riadenie skladu?
Prijatie tovaru na sklad nie je také zložité, ako sa môže zdať. Postup sa môže meniť v závislosti od veľkosti firmy, typu a množstva tovaru, ako aj od individuálnych potrieb podniku.
Skenovanie čiarových kódov a sledovanie zásob v programe Torgsoft môže výrazne zjednodušiť príjem tovaru a znižiť ručnú prácu.
Na začiatku automatizácie je potrebné zakúpiť základné obchodné zariadenie — čiarový skener a tlačiareň štítkov.
Na čo je potrebný čiarový skener?
Pomocou skenera predajca naskenuje kód zo štítku tovaru, okamžite ho nájde v systéme a pridá do predaja. Nie je potrebné zaznamenávať predaj ručne alebo hľadať tovar v systéme.
Skener pomáha pri riadení tovarových tokov:
- Zvýšenie presnosti. Skener znižuje chybovosť pri počítaní tovaru, eliminuje potrebu ručného zadávania údajov a zvyšuje presnosť evidencie.
- Riadenie zásob. Skenovanie kódov pomáha majiteľom obchodov kontrolovať obeh tovaru: pri príjme, predaji, vráteniach a inventúrach.
- Odpisovanie tovaru. Skener umožňuje presne odpísať starý alebo poškodený tovar v systéme, čo pomáha predísť podvodom a nečakaným stratám.
- Preceňovanie tovaru. Skener sa používa na rýchle preceňovanie: naskenuje sa tovar → aktualizuje sa cena v systéme → vytlačí sa nový cenový štítok → produkt sa znova označí.
- Evidencia zákazníkov. Skener sa používa na čítanie kódov z vernostných kariet, darčekových poukazov a automatické uplatňovanie zliav pri predaji.
- Obsluha zákazníkov. Skener zrýchľuje spracovanie nákupu pri pokladni, čo skracuje čakanie v rade.
Na čo je potrebná tlačiareň štítkov?
Tlačiareň štítkov tlačí na samolepiace štítky informácie o tovare a čiarové kódy na ich označovanie, balenie, evidenciu a skladovanie. Zabezpečuje:
Presnosť informácií. Pomocou programu Torgsoft tlačiareň vytlačí všetky potrebné informácie o produkte, jeho vlastnostiach, cene, čiarovom kóde, dátume výroby, dobe trvanlivosti, logu značky a iných údajoch potrebných na identifikáciu tovaru.
Tvorba profesionálnych štítkov. Tlačiareň umožňuje rýchlo vytvoriť kvalitné a čitateľné štítky. Čím viac informácií o produkte, tým je pre zákazníka atraktívnejší.
Efektívne riadenie zásob. Štítky s čiarovými kódmi zjednodušujú sledovanie tovaru, automatizujú analýzu predajov a vyhľadávanie na skladoch.
Rýchlosť príjmu a preceňovania. Tlačiareň štítkov rýchlo vytlačí veľké množstvo štítkov, čo ušetrí čas pri preceňovaní alebo príjme tovaru, najmä ak tovar nemá čiarový kód od výrobcu.
Obchodné zariadenie sa používa vo všetkých fázach technologického procesu: preprava, skladovanie, predaj a úkrada za sĺlužby. Ovplyvňuje komfort, rýchlosť a kvalitu obsluhy.
Podľa Google Market Finder:
- 40 % zákazníkov si vyberie konkurenciu, ak ponúka lepšie služby,
- 63 % firiem plánuje zvýšiť výdavky na zákaznícky servis, 70 % dojmov z nákupu tvoria emócie a postoj predajcu,
- 86 % zákazníkov je ochotných zaplatiť až o 25 % viac za lepšie služby,
- Okrem toho automatizácia procesov zvýši tok zákazníkov, znižuje náklady a eliminuje chyby v predaji a evidencii.
Na začiatku evidencie v obchode stačí zakúpiť základný balík:
- čiarový skener,
- tlačiareň štítkov,
- tlačiareň pokladničných blokov,
- evidenčný softvér Torgsoft.
Odborníci z Torgsoftu vám pomôžu s nastavením zariadenia pre prácu s programom.
Evidencia predaja v obchode
Po príjme tovaru začína najdôležitejšia fáza evidencie — predaj. Aby bola každá transakcia zaznamenaná a majiteľ neprišiel o peniaze kvôli chybám alebo podvodom personálu, je potrebný spoľahlivý kontrolný systém.
Evidencia predaja v systéme umožňuje:
- predaj tovaru na pokladni aj v e-shope,
- vystavovať faktúry a dodacie listy,
- importovať platby z bankových výpisov,
- viesť evidenciu vo viacerých menách,
- prijímať platby v hotovosti, kartou alebo kombinovane,
- kontrolovať stav pokladne,
- prijímať úkrady od zákazníkov z e-shopu alebo marketplace,
- rezervovať tovar,
- prijať zálohu za tovar a pod.
Softvér tiež umožňuje robiť výmeny a výratky na základe pokladničných dokladov alebo manuálne cez históriu predaja.
Aby obchod fungoval dobre a bez zbytočných strát času, je dôležité viesť evidenciu. Základné kroky: prijať tovar, určiť cenu, predať, skontrolovať zostatky, v prípade potreby vrátiť alebo presunúť tovar medzi predajňami.
Aby sa to všetko dalo robiť rýchlo a bez chýb, je potrebný spoľahlivý systém ako Torgsoft. Pomáha so skenovaním tovaru, automatickým výpočtom cien a vedením predajných reportov.
To všetko pre lepšiu kontrolu, rýchlešie obsluhovanie zákazníkov a minimalizáciu strát.
Automatizácia je vašim pomocníkom, ktorý vás odbremeni od rutiny a umožní sústrodiť sa na predaj a rast firmy.
+38 (067) 558 37 84