Riadenie predajne: ako jednoducho kontrolovať obchod?

Zákazníci si vyberajú predajne na základe mnohých faktorov, ako sú: cena, kvalita, poloha, sortiment tovaru, existencia vernostných programov, povesť a recenzie, možnosť zaplatiť online a podobne. Okrem toho si všímajú dostupnosť tovaru na webe, zhodu cien v kamenných a online predajniach alebo na sociálnych sieťach, rýchle a slušné obsluhovanie, rýchle doručenie tovaru.

Absencia takýchto „drobností“ môže poškodiť povesť aj tej najlepšej obchodnej prevádzky. Ukazovatele efektívneho riadenia predajne svedčia o tom, do akej miery sú podnikatelia schopní zabezpečiť kvalitnú a nepretržitú obsluhu zákazníkov. Toto sa dosahuje najmä vďaka automatizovanému riadeniu a evidencii tovaru.

Prečo automatizovať predajňu?

Automatizácia predajne pomáha usporiadať prácu s veľkým objemom tovaru, umožňuje podnikateľom kontrolovať svoj biznis z akéhokoľvek miesta, zadávať úlohy zamestnancom a analyzovať, ako prebieha predaj.

Automatizácia v maloobchode znamená využívanie technológií na zlepšenie a zjednodušenie riadenia podniku. Jedným z nástrojov je softvér pre maloobchod, ktorý zabezpečuje skladovú, finančnú a manažérsku evidenciu.

Účtovné systémy pomáhajú vlastníkom predajní, nákupných centier a skladov:

Softvér na automatizáciu predajne

Softvér na automatizáciu predajne umožňuje podnikateľom komplexne automatizovať prácu: od nákupu tovaru až po jeho predaj, analýzu obchodných výsledkov a zisku.

Moduly programu pokrývajú všetky aspekty maloobchodného a veľkoobchodného predaja: tovarové hospodárstvo, skladová evidencia, predaj, práca so zákazníkmi, partnermi, zamestnancami, marketing, finančná evidencia, analýzy a mnoho ďalšieho.

9 užitočných funkcií programu na riadenie predajne

Aby bolo možné dosiahnuť stanovené ciele, je v prvom rade potrebné systematizovať vnútorné obchodné procesy. Organizačná štruktúra riadenia predajne zahŕňa tieto oblasti.

№ 1. Kontrola pohybu tovaru

Hlavné problémy majiteľa predajne — neaktuálny stav skladu, nesúlad cien, ručné presuny tovaru medzi predajnými miestami, zdĺhavé inventúry.

Typická situácia: majiteľ malej maloobchodnej predajne s príslušenstvom k elektronike nakupuje ten istý tovar viackrát, domnievajúc sa, že ho má „v rezerve“. Výsledkom je nadbytok tovaru, ktorý zaberá miesto v predajni alebo sklade. Podľa odhadov používateľov, takéto opakované nákupy môžu stáť podnik stovky až tisíce eur mesačne.

Evidenčný systém kontroluje všetky procesy v obchode a zobrazuje skutočný stav vecí.

Ďalší príklad: tovar, ktorý nie je zaevidovaný alebo je zapisovaný ručne do zošita, môže chýbať práve v najnevhodnejšom momente. Je to obzvlášť kritické pred sviatočnými výpredajmi, keď dopyt po populárnych produktoch stúpa. V prípade internetového obchodu nesúlad medzi stavom zásob v sklade a na webe môže odradiť zákazníkov a poškodiť reputáciu predajne.

Účtovný systém ukazuje, koľko produktov je na sklade, ktorý tovar dochádza a čo je potrebné urýchlene objednať od dodávateľa.

V systéme je možné zablokovať objednávanie neaktuálnych položiek alebo všetkých produktov od dodávateľa, s ktorým už nespolupracujete.

Evidenčný softvér umožňuje:

Inventúru je možné vykonať v čase, ktorý vám vyhovuje — predajňu netreba zatvárať.

№ 2. Riadenie financií

Koľko peňazí je na účte? Aká suma je voľne k dispozícii majiteľovi? Koľko je potrebné mesačne vynaložiť na chod podniku? Koľko treba vyplatiť zamestnancom? A aký je skutočný zisk predajne alebo celej siete?

Často sa stáva, že podnikateľ nemá presné odpovede na niektorú z týchto otázok — a riadenie financií prebieha úplne intuitívne.

Predstavte si, že predávate pohľadnice a získate objednávku za 5000 €. Z tejto sumy potrebujete 1000 € na návrh dizajnu, 1500 € na výrobu pohľadníc a 500 € ako odmenu pre dizajnéra. Zisk je 2000 €. Avšak nezapočítali ste náklady na reklamu, prenájom, dopravu a platbu kuriérovi, ktorý doručil tovar.

Ak vediete digitalizovanú evidenciu nákladov a príjmov, takéto situácie nenastanú. Na riadenie financií netreba byť fyzicky v predajni — priebeh možno sledovať aj cez smartfón.

Softvér pre predajňu:

• zobrazuje obrat za zvolené obdobie, predpovedá zisk na základe rôznych faktorov;
• vypočíta rôzne možnosti odmeňovania predajcov, upozorňuje na možné straty;
• eviduje hotovostné aj bezhotovostné platby, zaznamenáva zúčtovania s dodávateľmi, sleduje obeh finančných prostriedkov vo všetkých pokladniach za deň, mesiac alebo iné obdobie;

Softvér ponúka prehľadné nástroje na evidenciu finančných operácií a analýzu hospodárenia spoločnosti.

№ 3. Optimalizácia a škálovanie obchodných procesov

Funkčnosť softvéru umožňuje realizovať prakticky akýkoľvek podnikateľský zámer — od riadenia a evidencie až po rozšírenie biznisu a dosiahnutie vyššej úrovne zisku.

Na riadenie predajne sa často používajú desiatky externých služieb: vyhľadávanie tovaru v Exceli, kontrola objednávok v rozhraní e-shopov, evidovanie kontaktov zákazníkov v CRM systéme, zasielanie balíkov cez kuriérske platformy, vystavovanie fiškálnych bločkov cez pokladničný softvér, notifikácie o naskladnení tovaru cez messengery. Takéto riešenie však nie je vždy praktické — najmä pri veľkom počte objednávok a partnerov.

Všetky tieto funkcie sú sústredené v jednom systéme. Z jednej aplikácie môže podnikateľ realizovať všetko potrebné:

Napríklad počas výpadkov elektriny a internetu mnohí používatelia prepustili predavačov a riadili internetový obchod v offline režime pomocou licencie „Hybrid“ nainštalovanej na notebooku. Podnikatelia sledovali sklad, predávali tovar, tlačili fiškálne bločky a po obnovení pripojenia sa údaje zo vzdialeného miesta zosúladili s hlavnou databázou na serveri.

№ 4. Riadenie zamestnancov

Riadiť dvoch-troch zamestnancov možno aj manuálne. No keď ich je viac — je ťažké udržať si prehľad, kto je práceneschopný, kto požiadal o voľno z rodinných dôvodov, kto prišiel neskoro. Časom je potrebné započítať odpracované a chýbajúce dni, skrátené smeny, nezabudnúť započítať nemocenskú a dovolenku.

Softvér vedie dochádzku, zaznamenáva príchody zamestnancov, eviduje nadčasy, príplatky, prácu cez sviatky a hodinovú mzdu.

Softvér pomáha aj pri motivácii predajcov: nastaví predajný plán, vypočíta províziu z predaja, priradí tržbu ku konkrétnemu zamestnancovi a zaznamená výkon každého predavača či tímu.

№ 5. Ochrana pred podvodmi

Krádeže a podvody zo strany zamestnancov spôsobujú škody každému podniku. Medzi bežné zneužitia patria: predaj mimo pokladne, zneužitie zliav a bonusov, výmena tovaru, nevydanie dokladu o kúpe.

Často sa zamestnanci uchyľujú k podvodom kvôli nedostatočnej kontrole.

Mnohí sa bránia automatizácii, lebo vedia, že softvér odhalí porušenia a tým ich prinúti rozmýšľať skôr, ako niečo zneužijú.

Typický príklad z praxe e-shopu: zákazník si objedná cyklistickú prilbu za plnú cenu s osobným odberom a platbou v hotovosti. Predajca uplatní zľavu, ktorá mu nepatrí, a rozdiel si ponechá. Ide pritom nielen o interný podvod, ale aj o porušenie zákona, ak predajňa nevydá fiškálny blok.

Softvér pre maloobchod zaznamenáva všetky akcie predajcu. Nemožno nevydať pokladničný doklad, použiť cudzí zľavový kód ani si dočasne vziať peniaze z pokladne.

V systéme je možné nastaviť rozdielne úrovne prístupu k funkciám podľa pracovnej pozície. Môžete obmedziť napríklad prístup ku zúčtovaniu s partnermi, k hlavným finančným prehľadom a podobne.

№ 6. Prilákanie a udržanie zákazníkov

Podnikatelia investujú nemalé prostriedky do dizajnu kamenného obchodu alebo showroomov, vystavenia tovaru, náboru a zaškolenia zamestnancov, aby „zapôsobili“ na zákazníka. Je to dôležité, no nestačí to. Medzi dvoma približne rovnakými obchodmi si zákazník vyberie ten, kde ho obslúžia rýchlejšie, tovar je o niečo lacnejší a ponúka výhodné podmienky — pravidelné zľavy alebo atraktívny vernostný program.
 

Napríklad zákazníčka Elena je verná jednej značke spodnej bielizne, pravidelne si objednáva, no nič za to nedostáva — majitelia sú presvedčení, že samotný tovar stačí na udržanie záujmu. Až raz sa objaví konkurent, ktorý tiež predáva kvalitnú bielizeň, ale za každý nákup ponúka bonus — napríklad zľavu na ďalší nákup alebo malý darček v balíku. Elena sa rozhodne nakupovať u konkurencie, pretože ten ju dokonca aj pozdraví k narodeninám.

Automatizácia v predajni skracuje čas pri pokladni a zvyšuje komfort a bezpečnosť nákupu pre zákazníka. Okrem toho softvér pre maloobchod pomáha systematizovať proces získavania nových zákazníkov: nastavuje podmienky akcií a vernostných programov, podporuje predaj cez zľavové a bonusové karty, darčekové poukážky a pod.

№ 7. Analýza výsledkov predaja

Nie každý majiteľ biznisu dokáže predvídať trendy a spotrebiteľský dopyt: včas objednať to, čo sa bude predávať.
Bez analýzy môže podnikateľ mylne vyhodnotiť, ktorý tovar sa dobre predáva.
 

Analýza výsledkov predaja pomáha urobiť závery o tom, čo sa predáva lepšie, sledovať sezónnosť a zabezpečiť dostupnosť tovaru na sklade.

V tomto pomôže 5 najčastejšie využívaných prehľadov v systéme:

Napríklad majiteľ kníhkupectva je presvedčený, že najpredávanejší tovar je detská literatúra, no po analýze predaja zistí, že najväčší zisk prinášajú kuchárske knihy.

№ 8. Systematizácia podnikania

Podnik, ktorý funguje iba na entuziazme majiteľa, nemožno považovať za systematický. Ak sa podnikateľ bojí delegovať a nedôveruje zamestnancom, musí robiť všetko sám. Práca často končí po polnoci, rutina sa opakuje každý deň a zabíja podnikateľského ducha.

Úlohou systému je vytiahnuť podnikateľa z nekonečného procesu rozhodovania, umožniť mu opierať sa o údaje namiesto výpovedí zamestnancov a s dôverou delegovať obchodné procesy.

Ak sa majiteľ e-shopu chce vydať na dovolenku, musí sa uistiť, že zákazníci budú obsluhovaní rovnako dobre aj bez jeho priamej účasti. V systéme možno na diaľku kontrolovať vystavovanie faktúr, príjem platieb od zákazníkov, dodržiavanie termínov odosielania zásielok a komunikáciu manažérov so zákazníkmi.

№ 9. Riadenie rôznych mierok podnikania

Systém na evidenciu tovaru je univerzálne riešenie prispôsobené potrebám malých predajní aj celej siete predajných miest. Softvér ponúka licencie pre rôzne typy podnikania: Štart — pre menšie predajne, Ultra — pre prevádzky s viacerými pokladňami a internetovým obchodom, Terminál — na automatizáciu obchodnej siete. Okrem toho si môžete softvér bezplatne vyskúšať počas jedného mesiaca na oboznámenie a nastavenie.

Program na riadenie predajne je viacúčelový a univerzálny pomocník podnikateľa. Nepotrebuje výplatu, nebolí ho hlava a neodchádza na materskú. Je to váš nepostrádateľný zamestnanec, ktorý presne plní zadané úlohy a pomáha prijímať správne manažérske rozhodnutia pre rozvoj podnikania.